Strategiaprosessi ei onnistu ilman viestintää – 6 kriittistä vaihetta

Strategiatyö on yksi liiketoiminnan tärkeimmistä prosesseista. Silti sen toteuttamisessa on usein haasteita. Ei siksi, ettei suunnitelma olisi huolellinen tai visio kunnianhimoinen. Vaan siksi, että strategia jää arjesta irralliseksi. Se ei kiinnity jokapäiväiseen tekemiseen, sitä ei tunneta tai ymmärretä, eikä se resonoi henkilöstön ”kielellä”.

Liian usein viestintä astuu kuvaan vasta, kun strategiaprosessi on jo valmis. Silloin ollaan jo myöhässä aidon ymmärryksen, sitoutumisen tai innostumisen luomisessa. Jos strategia halutaan oikeasti elämään, viestinnän on oltava mukana prosessissa alusta alkaen. Ei vain viestimään valmista, vaan muotoilemaan, osallistamaan ja kuljettamaan strategiaa läpi koko organisaation ja henkilöstön arkeen.

Kuusi askelta viestinnän integroimiseksi strategiaprosessiin

Jotta strategiaprosessi onnistuisi, viestinnän rooli pitää nähdä laajemmin kuin PowerPoint-esityksen tuottajana tai lanseeraustilaisuuden suunnittelijana. Alla kuusi kriittistä vaihetta, joissa viestinnällä on ratkaiseva merkitys:

1. Ennakointivaihe: suunnittele viestintästrategia strategialle

Jo ennen ensimmäistäkään strategiakalvoa on aika miettiä:

• Miksi ja kenelle strategiaa tehdään?
• Ketkä pitää saada mukaan matkaan ja miten?
• Miten rakennetaan avoin, osallistava ja vaikuttava strategiaprosessi?

Viestinnän tavoitteet ja suunnitelmat kannattaa kytkeä projektin aikatauluun ja päätöksentekopisteisiin alusta alkaen.

2. Strategiatyön ydin: viestintäasiantuntija osaksi projektiryhmää

Strategia ei synny vain analyyseista ja päätöksistä – se syntyy myös siitä, miten prosessiin tuodaan sidosryhmäymmärrystä, miten ihmiset osallistetaan, miten asiat sanoitetaan ja miten uutta suuntaa rakennetaan viestinnän keinoin.

• Viestinnän pitäisi istua projektiryhmän pöydässä, ei katsomossa.
• Samalla rakennetaan luottamusta ja ennakoidaan tulevia tarpeita, esimerkiksi henkilöstöviestinnän ja lanseerauksen näkökulmasta.

3. Strategian tarinallistaminen: pelkistä, kirkasta, innosta

Hyväkään strategia ei johda toimintaan, jos se ei kosketa. Siksi strategiasta on löydettävä ja rakennettava tarina – sellainen, joka tiivistää olennaisen, tekee suunnasta ymmärrettävän ja luo yhteistä kieltä koko organisaatiolle.

• Kirkasta strategian ydinviestit. Pelkistä monimutkainen sisältö ytimekkäiksi, kaikille ymmärrettäviksi viesteiksi, jotka kestävät toistoa ja jäävät mieleen.
• Luo tarinallinen ja visuaalinen muoto. Suunnittele konsepteja, jotka herättävät kiinnostusta ja innostusta ja tekevät strategiasta jaettavan ja muistettavan.
• Varmista, että koko johto viestii yhdellä äänellä. Strategia alkaa elää vasta, kun johto puhuu siitä selkeästi, toistuvasti ja merkityksellisesti – niin henkilöstölle, asiakkaille kuin muillekin sidosryhmille.

4. Sisäinen lanseeraus: tee strategiasta yhteinen

Strategian lanseeraus ei ole yksittäinen tapahtuma, vaan sarja kohtaamisia ja viestejä, jotka rakentavat yhteistä ymmärrystä. Tärkein kohderyhmä on oma henkilöstö ja keskeisessä roolissa ovat esihenkilöt.

• Auta esihenkilöitä onnistumaan. Tarjoa selkeät materiaalit, viestinnällinen tuki sekä sparrausta ja valmennusta, jotta he osaavat sanoittaa muutoksen omalle tiimilleen.
• Tee lanseeraus eläväksi. Luo kohtaamisia ja keskustelua, jotta strategia ei jää vain ilmoitusluontoiseksi ”tiedonannoksi”, tavoitteena on herättää ajatuksia, oivalluksia ja kysymyksiä.

5. Ulkoinen lanseeraus: tee strategiasta ymmärrettävä ja kiinnostava

Onnistunut strategian lanseeraus ottaa huomioon henkilöstön lisäksi kaikki keskeiset sidosryhmät: asiakkaat, omistajat, yhteistyökumppanit ja media.

• Tee strategian julkistamisesta kokonaisuus, joka lisää ymmärrystä, vahvistaa markkina-asemaa, rakentaa luottamusta omistajien ja sijoittajien silmissä sekä herättää kiinnostusta asiakkaissa ja potentiaalisissa osaajissa.
• Aktivoi henkilöstö viestimään. Kun oma väki ymmärtää strategian, heistä tulee sen parhaita sanansaattajia.

6. Jatkuva strategiaviestintä: ylläpidä suuntaa ja sitoutumista

Strategia ei pääty lanseeraukseen – se alkaa siitä. Viestinnän tulee ylläpitää suuntaa, rytmittää tarinaa ja tuoda edistysaskelia näkyväksi.

• Strategiaviestinnän vuosikello rytmittää sisällöt ja tuo suunnan näkyväksi pitkin vuotta, myös silloin kun mitään “uutta” ei tapahdu.
• Arvioi ja kehitä toiminnan lisäksi viestintää systemaattisesti. Seuraa, kuinka strategia ymmärretään, mihin se vaikuttaa, ja kehitä viestintää matkan varrella.

Kun viestintä nähdään strategiaprosessin keskeisenä osana, se toimii strategian mahdollistajana, vauhdittajana ja vahvistajana. Strategia ei elä ilman viestintää.

Me IR Partnersilla autamme varmistamaan, että strategiatyöstä tulee paitsi analyyttinen myös vaikuttava ja osallistava matka. Suunnittelemme viestinnän koko strategiakaaren tueksi – ideasta ja osallistamisesta lanseeraukseen ja jatkuvaan vaikuttamiseen. Jos haluat sparrata strategiaprosessisi viestinnällistä kokonaisuutta, ota yhteyttä – vaikka kahvikupin äärellä käytävän keskustelun merkeissä.

Katja Espo

liiketoimintajohtaja, strateginen viestintä, osakas

+358 40 511 4800 katja.espo@irpartners.fi